İŞİNİZİ VERİMLİ HALE GETİRMENİN YOLU

Bir Ofis 5S Uygulama Örneği

Bundan 8-10 yıl kadar önce Türkiye’de bir kamu kuruluşunda ilk olduğunu düşündüğüm bir çalışmayı hayata geçirdik; 5S İş Yeri Düzen çalışması.

5S İşyeri organizasyonu nedir?

1950’lerde temelleri atılan Yalın Üretim sisteminin önemli araçlarından biri olan sistemik bir organizasyonel yaklaşım olarak geliştirilen, Bazı israf türlerini azaltmaya ve sorunları daha erken görünür hale getirmeye yardımcı olmak için işyerini organize etmek için görsel ipuçlarını ve görsel yönetimi kullanan bir sistemdir.

Güzel bir bahar gününde Başkent Öğretmenevi’nden çıkıp, mevcut durumu anlamak ve analiz etmek amacı ile kurumu ziyarete gittik. En büyük problem, basılı evrakların saklanabileceği yer olmamasıydı. Çalışan herkesin şikayeti de bu yöndeydi. Öyle ki, kalın duvarlı pencerelerin önlerinde bile dosyalar sıralanmıştı. Bütün dolaplar doluydu ve herkesin tek bir ağızdan söylediği şey, arşivin yetersiz olduğuydu.

Tüm katları ve odaları ziyaret ettikten sonra arşive inmek istedik. Arşiv girişinde ev şeklide bir anahtar kutusu vardı. Tüm incelememiz sırasında bize eşlik eden memur arkadaşımız arşive girmek için anahtar kutusunu açtığında kapının anahtarının yerinde olmadığını gördü. Hemen arşiv görevlisine telefon etti ve hummalı bir arama çalışması başladı. Arşiv görevlisi anahtarı başka bir memur arkadaşının aldığını söyledi, o kişiyi aradıklarında ise anahtarı başka birine verdiğini söyledi. Yaklaşık 7-8 dakika arşiv kapısının önünde dikildikten sonra diğer uzman arkadaşım ile beni beklememiz için bir odaya götürdüler ve birer kahve ısmarladılar. Anahtarı bulduklarında ise bizi arşivi görmeye götürdüler. Saatimi kontrol ettiğimde, ilk arşive geldiğimiz andan, arşivin içine girebildiğimiz ana kadar geçen süre takribi 35 dakika geçmiş olduğunu gördüm.

Mevcut durum tespitimizde raporladığımız bazı ilginç bulgular şunlardı;

• Arşiv alanında dosya yerine, eski bilgisayar parçaları (kasa, monitör vb.), laptoplar, büro mobilyaları (koltuk, masa vb.) bulunuyordu.
• Ayrıca arşivde boş alanlar da vardı ancak herhangi bir adresleme bulunmuyordu.
• Arşiv olarak saklanan bazı büyük mavi dosyaların içinde tek sayfa evrak saklanmış ve raf içerisinde gereğinden büyük bir yer işgal etmesine sebep olmuştu.
• Memurların dolap ve keson kullanımı ile ilgili de belli bir düzenleme yoktu. Bazı memurlarda 3 tane keson bulunuyordu ancak toplam 9 çekmeceden sadece bir tanesi iş ile ilgili malzemeler için kullanılıyordu.
• Dolapları incelerken bir memur arkadaş kalkıp, buna dokunmayın o benim özel dolabım diyerek bize engel olmak istedi. Kendisine saygısızlık etmeden içini göstermesini rica ettiğimizde, iki kapaklı dolabın tamamını kendi özel kitapları ve eski eğitim notları ile dolu olduğunu gördük.
• Yazıcılar ve bilgisayarlar ise ayrı bir konuydu. Herkesin şahsına özel yazıcısı vardı ve bazı masalarda oldukça pahalı bilgisayarlar bulunuyordu. Bunun sebebi ise bütçenin her bölüme ayrı dağıtılması ve Bilgi işlem bölümünün alımlara müdahil edilmemesiydi. YAcızılarla ilgili olan en büyük problem, farklı yazıcılar için DMO’dan alınan ve stoklanan tonerler (tek tek alınamadığı için) olduğu için elde kalıyor ve son kullanım tarihi geçtiği için israf oluyordu. Bilgisayarlar ise işe göre gereksiz derecede yüksek özelliklere sahip oldukları için bütçenin doğru harcanmaması anlamına geliyordu.
• Son ve en önemli tespitimiz ise alınan çıktıların aslında gereksiz olduğuydu. Yani yetmeyen arşiv sorununun birincil sebebi olan çıktılar aslında EBYS (Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi) içerisinde arşivleniyor ve saklanıyordu. Çıktı alınması gereken ıslak imzalı dokümanlar, toplam alınan çıktıların %10’u kadar bile değildi. Bunun bir başka anlamı da, kağıt israfının yanı sıra kullanılan toner ve yazıcıların da aslında ihtiyaç fazlası kullanılmasıydı.

Bunun dışında elbette çok başka tespitlerimiz de olmuştu raporumuzda. Sizinle en dikkat çekici olan konuları paylaşarak, aslında işin içinde olduğumuzda israfları nasıl gözden kaçırabildiğimizi göstermek istedim.

Sonuç mu? Tüm bu konuları çözerek inanılmaz bir başarı hikayesine imza atıldı. Başta değişime direnenler, 5S sisteminin en büyük savunucusu oldular. Kurallar konuldu ve herkes isteyerek bu kurallara uydu çünkü artık daha verimli ve daha rahat çalışabilir hale geldiler. Arama, Bekleme, Gereksiz Hareket, Gereksiz Taşıma, Gereksiz Stok, Fazla Stok, Fazla İşlem gibi pek çok israf ortadan kalktı. Süreçler daha yalın hale geldi.

1950 yılından beri dünyanın kabul ettiği başarılı bir sistem olan Yalın Yönetim Sistemi, sizin de verimliliğinizi ve kârlılığınızı arttırmada fayda sağlayacaktır. Doğru uzman, konuya odaklı ve dirayetli bir yönetim ile siz de benzer başarıları elde edebilirsiniz.